Vì sao tôi khuyên bạn dùng Dropbox?

[Phanhoamay]

(Sưu tầm và biên soạn)

Dropbox là gì?

Dropbox là dịch vụ sao lưu, lưu trữ dữ liệu trực tuyến với khả năng đồng bộ theo thời gian thực và tự động thực hiện sao lưu, hỗ trợ miễn phí dung lượng lưu trữ trực tuyến trên máy chủ của họ (Khởi điểm là 2GB và có thể tăng lên đến mấy chục GB).

Đặt các tập tin của bạn vào trong Dropbox trên một máy tính nào đó và ngay lập tức, chúng sẽ xuất hiện trên bất kì các máy tính khác mà đã được cài đặt sẵn Dropbox của bạn (Windows, Mac, và Linux). Các tập tin này của bạn sẽ được Dropbox sao chép và lưu trữ trên các máy chủ an toàn của họ nên bạn cũng có thể truy cập vào chúng từ bất kì các máy tính hoặc các thiết bị di động khác của bạn thông qua trang web của Dropbox.

Với Dropbox, các tập tin của bạn luôn luôn được đồng bộ hóa
Ví dụ bạn đang chỉnh sửa một tài liệu ở nhà. Ngay sau khi bạn click vào nút “Save”. Dropbox sẽ đồng bộ hóa tài liệu đó với các máy tính khác của bạn một cách nhanh chóng và tự động. Dropbox mang đến cho bạn sự thoải mái để làm việc trên bất kỳ máy tính nào của bạn và luôn luôn có các tập tin bạn cần.

Dropbox cho phép bạn chia sẻ tập tin một cách dễ dàng
Bạn có thể dễ dàng chia sẻ toàn bộ thư mục hoặc các an-bum ảnh của bạn. Chỉ việc đặt các thư mục mà bạn muốn chia sẻ vào trong Dropbox của bạn rồi sau đó, gửi e-mail mời những người mà bạn muốn chia sẻ thư mục đó. Bạn cũng có thể gửi liên kết của những tập tin có trong Dropbox của bạn. Dropbox sẽ rất hoàn hảo cho những dự án cần hoạt động nhóm.

Với Dropbox, sao lưu trực tuyến là tự động
Bất kì các tập tin mà bạn bạn đặt vào trong thư mục Dropbox sẽ được tự động sao lưu vào các máy chủ của họ. Thậm chí, nếu máy tính của bạn bị hỏng ổ cứng thì các dữ liệu của bạn vẫn sẽ được lưu trữ an toàn trên Dropbox và có thể phục hồi lại chúng vào bất kì thời điểm nào mà bạn muốn

Dropbox cho phép bạn quay trở lại quá khứ để khôi phục những dữ liệu bị xóa hoặc bị thay đổi Mỗi khi bạn lưu một tập tin nào đó vào trong Dropbox, Dropbox sẽ đồng bộ nó với máy chủ an toàn của họ. Dropbox lưu giữ một lịch sử của những lần thay đổi do bạn thực hiện để bạn có thể hoàn tác bất kỳ sai lầm và thậm chí lấy lại được các tập tin đã bị xóa. Theo mặc định, Dropbox giữ 30 ngày lịch sử cho tất cả các tập tin của bạn. Dropbox cũng có một lựa chọn hoàn tác không giới hạn gọi là “Pack-rat”

Dropbox thay thế:

- Việc đính kèm tập tin vào e-mail. Đến giờ phút này Gmail, Yahoo Mail mới chỉ cho phéo chúng ta gửi tối đa là 25MB. Điều này thật khó chịu khi bạn muốn gửi cả trăm cái ảnh gốc cho ai đó. Dropbox không hạn chế dung lượng chia sẻ.

- Sử dụng ổ USB để di chuyển dữ liệu sang máy tính có nối mạng khác

- Một mạng nội bộ trong mục đích đồng bộ hóa tài liệu và dữ liệu.
Ví dụ bạn soạn thảo văn bản X, bản soạn thảo này tự động nhảy vào dropbox của thủ trưởng và của những người cần góp ý. Các sếp sửa file đó xong thì nó tự nhảy luôn về máy của bạn

- … và nhiều hơn nữa


2. Các tính năng của Dropbox:

Đồng bộ hóa dữ liệu: Dropbox cho phép bạn đồng bộ hóa các dữ liệu lưu trữ trực tuyến với máy tính của bạn

Từ 2GB đến vài chục GB dung lượng lưu trữ trực tuyến miễn phí, 100GB dung lượng lưu trữ trực tuyến cho khách hàng trả phí

Đồng bộ hóa tất cả các thể loại và kích thước của tập tin

Đồng bộ hóa cho các máy tính sử dụng hệ điều hành Windows, Mac và Linux

Tự động đồng bộ hóa khi có sự thay đổi được phát hiện

Làm việc với các tập tin trên Dropbox của bạn ngay cả khi bạn đang offline. Các dữ liệu của bạn sẽ được đồng bộ hóa ngay sau khi kết nối Internet được thiết lập lại

Đồng bộ hóa hiệu quả – Khi có sự thay đổi nào đó, Dropbox sẽ chỉ đồng bộ hóa phần bị thay đổi, không đồng bộ hóa tất cả dữ liệu – giúp tích kiệm thời gian của bạn

Không lấn chiếm quá nhiều băng thông kết nối internet của bạn, bạn có thể điều chỉnh giới hạn của băng thông bằng tay

Chia sẻ tập tin: Chia sẻ các tập tin của bạn một cách đơn giản nhất và có thể hoàn thành chỉ với vài click chuột

Shared folders cho phép một vài người có thể hợp tác sử dụng các tập tin có trong thư mục đó

Bạn có thể ngay lập tức thấy được sự thay đổi của các tập tin do người khác “gây ra”

Một thư mục “Public” cho phép bạn liên kết trực tiếp tới các tập tin trong Dropbox của bạn

Kiểm soát những người có thể truy cập vào các Shared folders (bao gồm cả khả năng để trục xuất người đó ra và loại bỏ các tập tin chia sẻ từ máy tính của họ)

Tự động tạo phòng trưng bày ảnh trực tuyến từ các thư mục hình ảnh trong Dropbox của bạn.

Sao lưu trực tuyến: Dropbox sao lưu các tập tin trực tuyến của bạn mà không cần bạn phải suy nghĩ về nó

Tự động sao lưu các tập tin của bạn

Khôi phục lại các tập tin và thực mục bị xóa

Khôi phục lại các phiên bản trước đó của tập tin của bạn

30 ngày để quay trở về lịch sử, không giới hạn cho các tài khoản trả phí

Kết nối web: Một phiên bản sao chép các tập tin của bạn sẽ được lưu trữ lại tại máy chủ an toàn của Dropbox. Điều này cho phép bạn truy cập vào chúng từ bất kì máy tính hay các thiết bị di động khác của bạn một cách dễ dàng

Thao tác với các tập tin giống y như đang làm việc trên máy tính của bạn vậy – chỉnh sửa, xóa, đổi tên, di chuyển…

Hỗ trợ hộp tìm kiếm tập tin trên Dropbox

“Recent Events” cho phép bạn theo dõi các hoạt động gần đây nhất trên Dropbox của bạn

Tạo shared folders và mời những người khác cùng sử dụng nó

Khôi phục lại các phiên bản trước của tập tin hoặc các tập tin đã bị xóa

Xem phòng trưng bày ảnh trực tuyến đã được tạo tự động từ những bức ảnh trong Dropbox của bạn

An toàn & Bảo mât: Dropbox đảm bảo nghiêm túc sự an ninh cũng như tính bảo mật cho các tập tin của bạn

Các Shared folder sẽ chỉ xem được khi bạn là người được mời sử dụng nó

Tất cả quá trình truyền tải dữ liệu tập tin và siêu dữ liệu sẽ được thực hiện trong một kênh được mã hóa (SSL)

Tất cả các tập tin được lưu trữ trên các máy chủ của Dropbox sẽ được mã hoá (AES-256) và không thể tiếp cận được nếu không có mật khẩu của bạn

Trang web và phần mềm của Dropbox được bảo vệ vững chắc nhằm chống lại các cuộc tấn công từ tin tặc

Các nhân viên của Dropbox không thể xem được bất kì các tập tin nào của người sử dụng

Kết nối trực tuyến đến các tập tin của bạn yêu cầu tên đăng nhập và mật khẩu của bạn

Các tập tin “Public” chỉ có thể xem được bởi những người có liên kết của tập tin đó. Các thư mục “Public” không có khả năng duyệt hoặc tìm thấy bởi những công cụ tìm kiếm

Kết nối các thiết bị di động: Ứng dụng Dropbox miễn phí cho iPhone, iPad, và Android cho phép bạn:

Truy cập vào Dropbox của bạn

Xem các tập tin trong ứng dụng

Tải các tập tin về để xem offline

Chụp ảnh và quay phim và đồng bộ hóa chúng với Dropbox của bạn

Chia sẻ các liên kết và tập tin có trong Dropbox của bạn

Xuất các tập tin của sang các ứng dụng khác

Đồng bộ hóa các tập tin đã được tải về để chúng được cập nhật

Cung cấp phiên bản web giành riêng cho các thiết bị di động: http://m.dropbox.com/

Bài tiếp: Hướng dẫn cài đặt và sử dụng dropbox

[zeroFILL]

Vâng, kể từ khi dùng Dropbox em không còn phải kè kè cái USB bên người nữa, tất cả file, văn bản ở máy cơ quan chỉ cần save hoặc copy vào thư mục Dropbox là máy ở nhà cũng có luôn. Rất tiện!

Tất nhiên là trừ tài liệu mật các bác nhé, cẩn tắc vô áy náy

Hiện có rất nhiều dịch vụ đồng bộ file nhưng Dropbox vẫn được nhiều người lựa chọn do hoạt động nhanh, ổn định, hỗ trợ cả trên điện thoại (tính đến hiện nay Dropbox hỗ trợ Android, iPhone, BlackBerry)

Và cuối cùng, bác nào có ý định dùng thử xin click vào đây: https://www.dropbox.com/referrals/NT...OQ?src=global9 (link invite của em ạ, các bác click vào là ủng hộ em thêm 500MB)

[Tom Cat]

Dùng Dropbox, SkyDrive hay Google Drive đều rất tiện nhưng lưu ý đến bảo mật và bản quyền. Điều khoản chung của điện toán đám mây loại này là quyền sử dụng tài liệu thuộc về nhà cung cấp dịch vụ.

[Phanhoamay]

Lời khuyên của tôi: Bạn nên cài đặt Dropbox theo lời mời qua mail của một người khác, vì làm cách này bạn sẽ được "thưởng" ngay 0,5MB và người bạn nào đó đã mời bạn cũng được thưởng 0,5MB. Ngĩa là sau khi cài đặt Dropbox thành công, bạn đã có 2,5MB dung lượng, thay vì chỉ có 2GB nếu bạn vào trực tiếp trang dropbox.com để tải phần mềm về và cài đặt.

Bằng cách này, bạn có thể tăng dung lượng Dropbox của bạn lên đến 16GB!

Còn nhiều cách khác để tăng dung lượng, ta sẽ tìm hiểu thêm sau.

Các bước cài đặt:

1. Mở mail do một người bạn gửi mời tham gia dropbox, nhấn vào link có sẵn trong mail nói trên để vào trang Dropbox.com,
Hoặc bấm luôn vào link sau:
http://db.tt/7UC7Dyc
(đây chính là lời mời của tôi)
2. Sau khi điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu (tên, email, password...), click Create account.
4. Chương trình sẽ yêu cầu bạn cài đặt Dropbox vào máy tính hãy nhấn download và cài đặt
5. Cài đặt xong, bạn nhập địa chỉ email đã đăng ký, mật khẩu của bạn để đăng nhập Dropbox, bấm Next.
6. Chọn loại tài khoản free là 2Gb, đây là dung lượng cho tài khoản miễn phí, bấm Next.
7. Vậy là xong, bạn cứ bấm Next.

(Mặc định nó là thư mục My Document\Dropbox. Muốn chuyển thư mục này vào ổ D:\Dropbox chẳng hạn, bạn click phải vào biểu tượng dropbox dười khay hệ thống vào chọn Preferences… >>chọn tab Advanced

>>Move… sau đó chọn ổ đĩa mong muốn >> OK)

Công việc còn lại của chúng ta là hãy copy dữ liệu cần lưu trữ vào trong Dropbox này.

Lưu ý: Những gì bạn để trong Dropbox trong máy tính của mình sẽ từ từ được chuyển lên "đám mây trên trời" của dropbox.com với khả năng cho phép tốc độ upload của đường intreernet bạn đang sử dụng. Tùy vào số lượng file mà có thể mất cả buổi hoặc vài ngày (với điều kiện máy tính phải được bật!)

Tương tự như vậy, nếu ta ngồi ngay vào một máy tính khác rồi mở dropbox thì cũng chưa có gì trong đó, bởi các file từ máy thứ nhất đang "đi lên" đám mây hoặc đã lên đó rồi mà còn đang đi xuống máy tính.

Đó là chuyện lần đầu tiên sau khi ta nhét khá nhiều thứ vào Dropbox, còn sau này thì mọi việc nhanh chóng hơn nhiều. Chuyển một file ảnh cỡ 5MB qua đường Dropbox chỉ mất có vài phút!

Và bây giờ ở bất kỳ nơi nào trên thế giới có Internet bạn chỉ cần vào trang dropbox.com, đăng nhập tài khoản của bạn là bạn sẽ truy cập được tài liệu của mình, hiển thị chúng, sửa chữa và lưu lại.

Thật dễ dàng để có một ổ cứng di dộng, điều quan trọng là dữ liệu của bạn sẽ được đồng bộ ngay khi có sự thay đổi và bảo mật tuyệt đối.

Dử dụng Dropbox:

Cách sử dụng để lưu trữ thì Dropbox hoàn toàn giống như một Folder bình thường. Còn nếu bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu thì nên tìm hiểu các thủ thuật khi sử dụng Dropbox.

Các thủ thuật khi sử dụng Dropbox:


1. Đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu trong máy tính với các thiết bị khác (PC, iMac, iPhone…) của bạn:

Công việc này khá là đơn giản, bước đầu tiên các bạn cần phải làm đó chính là cài đặt Dropbox cho cả hai (hoặc nhiều hơn) thiết bị mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu. Hãy thực hiện quá trình cài đặt Dropbox với hướng dẫn sau :

Sau khi đã cài đặt thành công Dropbox cho cả hai (hoặc nhiều hơn) thiết bị mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu, công việc của bạn tiếp theo đó chính là tạo một Shared Folder.

Shared Folder là thư mục mà bạn sẽ dùng để đồng bộ hóa hay nói đúng hơn là dùng để chia sẻ các tập tin có trong đó với các thiết bị khác của bạn.

Có 2 cách để tạo một Shared Folder, là tạo trực tiếp trên máy tính của bạn: (hoặc các thiết bị được Dropbox hỗ trợ khác) và tạo trên trang của Dropbox.com

Các bạn hãy mở thư mục My Dropbox trong máy tính (hoặc iMac, iPhone…) của mình.

Tạo một thư mục mới trong thư mục My Dropbox bằng cách R-Click (click chuột phải) -> chọn New -> chọn Folder -> Đặt tên cho thư mục mà các bạn muốn tạo.

Sau khi đã tạo thành công được một thư mục mới trong thư mục My Dropbox, các bạn hãy R-Click vào thư mục mà mình vừa mới tạo rồi sau đó lựa chọn Dropbox -> chọn Share This Folder…

Để thực hiện quá trình tạo Shared Folder cho thư mục đó, chúng ta thực hiện như sau: R-Click vào thư mục Shared Folder -> chọn Dropbox -> chọn Share This Folder…

2. Đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu với người/ nhiều người khác có dùng dropbox

Các bạn đến trang chia sẻ thư mục trên dropbox.com. Tại đây, các bạn hãy điền địa chỉ e-mail của một (hoặc nhiều) tài khoản Dropbox khác mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia xẻ dữ liệu vào ô Enter recipient email addresses here.

Nếu các bạn muốn kèm theo lời nhắn nào đó vào trong thư mời, các bạn hãy gõ lời nhắn đó vào ô Enter a message. Sau khi điền xong, các bạn hãy click vào nút Share folder để gửi thư mời.

OK! Như vậy là thư mục mà các bạn lựa chọn để tạo Shared Folder nay đã có thể được đưa vào sử dụng rồi đó!

Những gì bạn có trong thư mục này thì những người được bạn chia sẻ cũng sẽ có y chang như vậy!

3, Chia sẻ dữ liệu cho người không dùng Dropbox

Bạn có thể chia sẻ một số file hoặc cả folder cho những người không dùng Dropbox bằng cách vào trang dropbox.com, chọn file hoặc folder muốn chia sẻ, bấm chuột vào biểu tượng sợi xích phía bên phải .

Một cửa số popup được hiện ra. Tại đây, các bạn hãy điền địa chỉ e-mail của một (hoặc nhiều người khác) khác mà bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu vào ô Enter recipient email addresses here. Nếu các bạn muốn kèm theo lời nhắn nào đó vào trong thư mời, các bạn hãy gõ lời nhắn đó vào ô Enter a message. Sau khi điền xong, các bạn hãy click vào nút Send, Sẽ có một gửi thư mời tự động được gửi đi.

Lưu ý: Quá trình tạo Shared Folder sẽ không bắt buộc là phải tạo trên một thiết bị nhất định nào đó. Sau khi một Shared Folder đã được đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu, ngay lập tức các thiết bị được mời sử dụng Shared Folder này sẽ tự động tạo một thư mục Share Folder giống y nguyên thư mục Shared Folder gốc (kể cả các dữ liệu bên trong) vào trong thư mục My Dropbox của họ! Do đó các thư mục Shared Folder sẽ hoàn toàn giống nhau trong các thiết bị mời và được mời. Tuy nhiên, sẽ có một số ưu thế cho tài khoản Dropbox mời – tài khoản mà đã tạo ra Shared Folder!

Hãy đặt bất cứ thứ gì mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ vào trong thư mục Shared Folder và mọi thứ sẽ được đồng bộ hóa với nhau trong một khoảng thời gian nhất định nào đó (sẽ phụ thuộc kích thước của tập tin hoặc thư mục mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ và tốc độ của mạng internet mà các bạn đang sử dụng – Bản chất của quá trình đồng bộ hóa/chia sẻ này được hiểu một cách dễ nhất đó chính là quá trình upload ở máy A rồi sau đó download ở máy B!)

Một số thông tin liên quan tới Shared Folder:

- Bạn không thể tạo Shared Folder trong thư mục Public được

- Bạn không thể tạo Shared Folder con trong một thư mục Shared Folder mẹ được

- Những người được mời sử dụng Shared Folder sẽ có toàn quyền quyết định tới Shared Folder đó bao gồm: xóa, thêm, đổi tên… các tập tin hoặc thư mục có trong Shared Folder đó

- Những người được mời sử dụng Shared Folder sẽ có toàn quyền được mời người khác cùng sử dụng Shared Folder đó

- Chỉ có tài khoản tạo ra Shared Folder mới có quyền trục xuất các tài khoản Dropbox đã được mời

- Nếu có 2 tài khoản cùng một lúc thay đổi các thông tin của tập tin hoặc thư mục trong Shared Folder, Dropbox sẽ lưu lại cả 2 sự thay đổi đó với 2 tập tin hoặc thực mục riêng biệt.



Ưu điểm của Dropbox

Bạn sẽ thấy Dropbox có rất nhiều ưu điểm, tôi chỉ nói vài cái trong số đó:

1. Vì là có một hay nhiều người được chia sẻ và đồng bộ files trong một Shared Folder nên luôn có nguy cơ file bị xóa, làm hỏng v.v. bạn đừng lo, Dropbox cho phép bạn phục hồi các file bị như thế trong vòng 30 ngày.

2. Lợi thế của đồng bộ hóa.

Người làm máy tính nhiều thì hiểu rõ lợi ích của đồng bồ hóa.
Tôi lấy ví dụ đơn giản đối với người không thạo IT: Ông A gửi một bài thơ, một tấm ảnh cho ông B. Mếu ông A muốn sửa bài thơ đó, bức ảnh đó thì thường là phải mail lại cho ông B. Nếu bài thơ và tấm ảnh được để trong Dropbox thì chúng "tự động" thay đổi trong máy tính của ông B sau khi ông A biên tập bài thơ hoặc chỉnh sửa ảnh!

Nhược điểm của Dropbox
Đó chính là vấn đề bảo mật. Ta không nên tin tuyệt đối bố con thằng nào cả.
Nhưng tài liệu có giá trị, những gì bí mật thì tốt nhất là không đưa lên "đám mây".

Còn ảnh ọt, tài liệu có cho cũng không ai lấy thì gửi lên Dropbox vô tư!

Nói thêm:
Bạn nào thích thú trò "Ổ cứng đi động miễn phí" này có thể tham khảo thêm dịch vụ tương tự của Microsoft (Skydrive) và của Google (Google Drive):

- Skydrive - 7GB miễn phí, thỉnh thoảng có đợt khuyến mại cho tăng lên 25
GB,
- Google Drive - 5B
- Dropbox - có thể lên đến 16MB. Nếu biết cách, có thể tăng đến 45MB.

[LeBinh]

Phanhoamay viết

Nói thêm:
Bạn nào thích thú trò "Ổ cứng đi động miễn phí" này có thể tham khảo thêm dịch vụ tương tự của Microsoft (Skydrive) và của Google (Google Drive):

- Skydrive - 7GB miễn phí, thỉnh thoảng có đợt khuyến mại cho tăng lên 25
GB,
- Google Drive - 5B
- Dropbox - có thể lên đến 16MB. Nếu biết cách, có thể tăng đến 45MB.

Cụ Phan cứ lẫn lộn GB, B và MB.

[NISH532006]

LeBinh viết

Cụ Phan cứ lẫn lộn GB, B và MB.

Bác LeBinh "độc" thật! Cụ ấy viết mấy chục trang hướng dẫn cài đặt Dropbox cẩn thận thế, hay như thế, chả khen, lại " chiếu tướng " ngay mấy dòng sau cùng! Hi hi

[NISH532006]

Phanhoamay viết

[I]
Lưu ý: Những gì bạn để trong Dropbox trong máy tính của mình sẽ từ từ được chuyển lên "đám mây trên trời" của dropbox.com với khả năng cho phép tốc độ upload của đường intreernet bạn đang sử dụng. Tùy vào số lượng file mà có thể mất cả buổi hoặc vài ngày (với điều kiện máy tính phải được bật!)

Tương tự như vậy, nếu ta ngồi ngay vào một máy tính khác rồi mở dropbox thì cũng chưa có gì trong đó, bởi các file từ máy thứ nhất đang "đi lên" đám mây hoặc đã lên đó rồi mà còn đang đi xuống máy tính.

Đó là chuyện lần đầu tiên sau khi ta nhét khá nhiều thứ vào Dropbox, còn sau này thì mọi việc nhanh chóng hơn nhiều. Chuyển một file ảnh cỡ 5MB qua đường Dropbox chỉ mất có vài phút!

Hi hi, đúng như bác nói, sau một ngày, em kiểm tra thấy dropbox folder ở máy nhà đã đầy lên 280MB

[NISH532006]

Bác Phan à, em đã làm theo chỉ dẫn của bác. Nhưng folder dropbox ở cơ quan có dung lượng 280MB còn cái folder máy ở nhà thấy lại chỉ có 20MB, nhiều dữ liệu không có. Thế là sao nhỉ?
Bác bảo giúp em cái?