Lời khuyên của tôi: Bạn nên cài đặt Dropbox theo lời mời qua mail của một người khác, vì làm cách này bạn sẽ được "thưởng" ngay 0,5MB và người bạn nào đó đã mời bạn cũng được thưởng 0,5MB. Ngĩa là sau khi cài đặt Dropbox thành công, bạn đã có 2,5MB dung lượng, thay vì chỉ có 2GB nếu bạn vào trực tiếp trang dropbox.com để tải phần mềm về và cài đặt.
Bằng cách này, bạn có thể tăng dung lượng Dropbox của bạn lên đến 16GB!
Còn nhiều cách khác để tăng dung lượng, ta sẽ tìm hiểu thêm sau.
Các bước cài đặt:
1. Mở mail do một người bạn gửi mời tham gia dropbox, nhấn vào link có sẵn trong mail nói trên để vào trang Dropbox.com,
Hoặc bấm luôn vào link sau:
http://db.tt/7UC7Dyc
(đây chính là lời mời của tôi)
2. Sau khi điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu (tên, email, password...), click Create account.
4. Chương trình sẽ yêu cầu bạn cài đặt Dropbox vào máy tính hãy nhấn download và cài đặt
5. Cài đặt xong, bạn nhập địa chỉ email đã đăng ký, mật khẩu của bạn để đăng nhập Dropbox, bấm Next.
6. Chọn loại tài khoản free là 2Gb, đây là dung lượng cho tài khoản miễn phí, bấm Next.
7. Vậy là xong, bạn cứ bấm Next.
(Mặc định nó là thư mục My Document\Dropbox. Muốn chuyển thư mục này vào ổ D:\Dropbox chẳng hạn, bạn click phải vào biểu tượng dropbox dười khay hệ thống vào chọn Preferences… >>chọn tab Advanced
>>Move… sau đó chọn ổ đĩa mong muốn >> OK)
Công việc còn lại của chúng ta là hãy copy dữ liệu cần lưu trữ vào trong Dropbox này.
Lưu ý: Những gì bạn để trong Dropbox trong máy tính của mình sẽ từ từ được chuyển lên "đám mây trên trời" của dropbox.com với khả năng cho phép tốc độ upload của đường intreernet bạn đang sử dụng. Tùy vào số lượng file mà có thể mất cả buổi hoặc vài ngày (với điều kiện máy tính phải được bật!)
Tương tự như vậy, nếu ta ngồi ngay vào một máy tính khác rồi mở dropbox thì cũng chưa có gì trong đó, bởi các file từ máy thứ nhất đang "đi lên" đám mây hoặc đã lên đó rồi mà còn đang đi xuống máy tính.
Đó là chuyện lần đầu tiên sau khi ta nhét khá nhiều thứ vào Dropbox, còn sau này thì mọi việc nhanh chóng hơn nhiều. Chuyển một file ảnh cỡ 5MB qua đường Dropbox chỉ mất có vài phút!
Và bây giờ ở bất kỳ nơi nào trên thế giới có Internet bạn chỉ cần vào trang dropbox.com, đăng nhập tài khoản của bạn là bạn sẽ truy cập được tài liệu của mình, hiển thị chúng, sửa chữa và lưu lại.
Thật dễ dàng để có một ổ cứng di dộng, điều quan trọng là dữ liệu của bạn sẽ được đồng bộ ngay khi có sự thay đổi và bảo mật tuyệt đối.
Dử dụng Dropbox:
Cách sử dụng để lưu trữ thì Dropbox hoàn toàn giống như một Folder bình thường. Còn nếu bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu thì nên tìm hiểu các thủ thuật khi sử dụng Dropbox.
Các thủ thuật khi sử dụng Dropbox:
1. Đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu trong máy tính với các thiết bị khác (PC, iMac, iPhone…) của bạn:
Công việc này khá là đơn giản, bước đầu tiên các bạn cần phải làm đó chính là cài đặt Dropbox cho cả hai (hoặc nhiều hơn) thiết bị mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu. Hãy thực hiện quá trình cài đặt Dropbox với hướng dẫn sau :
Sau khi đã cài đặt thành công Dropbox cho cả hai (hoặc nhiều hơn) thiết bị mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu, công việc của bạn tiếp theo đó chính là tạo một Shared Folder.
Shared Folder là thư mục mà bạn sẽ dùng để đồng bộ hóa hay nói đúng hơn là dùng để chia sẻ các tập tin có trong đó với các thiết bị khác của bạn.
Có 2 cách để tạo một Shared Folder, là tạo trực tiếp trên máy tính của bạn: (hoặc các thiết bị được Dropbox hỗ trợ khác) và tạo trên trang của Dropbox.com
Các bạn hãy mở thư mục My Dropbox trong máy tính (hoặc iMac, iPhone…) của mình.
Tạo một thư mục mới trong thư mục My Dropbox bằng cách R-Click (click chuột phải) -> chọn New -> chọn Folder -> Đặt tên cho thư mục mà các bạn muốn tạo.
Sau khi đã tạo thành công được một thư mục mới trong thư mục My Dropbox, các bạn hãy R-Click vào thư mục mà mình vừa mới tạo rồi sau đó lựa chọn Dropbox -> chọn Share This Folder…
Để thực hiện quá trình tạo Shared Folder cho thư mục đó, chúng ta thực hiện như sau: R-Click vào thư mục Shared Folder -> chọn Dropbox -> chọn Share This Folder…
2. Đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu với người/ nhiều người khác có dùng dropbox
Các bạn đến trang chia sẻ thư mục trên dropbox.com. Tại đây, các bạn hãy điền địa chỉ e-mail của một (hoặc nhiều) tài khoản Dropbox khác mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia xẻ dữ liệu vào ô Enter recipient email addresses here.
Nếu các bạn muốn kèm theo lời nhắn nào đó vào trong thư mời, các bạn hãy gõ lời nhắn đó vào ô Enter a message. Sau khi điền xong, các bạn hãy click vào nút Share folder để gửi thư mời.
OK! Như vậy là thư mục mà các bạn lựa chọn để tạo Shared Folder nay đã có thể được đưa vào sử dụng rồi đó!
Những gì bạn có trong thư mục này thì những người được bạn chia sẻ cũng sẽ có y chang như vậy!
3, Chia sẻ dữ liệu cho người không dùng Dropbox
Bạn có thể chia sẻ một số file hoặc cả folder cho những người không dùng Dropbox bằng cách vào trang dropbox.com, chọn file hoặc folder muốn chia sẻ, bấm chuột vào biểu tượng sợi xích phía bên phải .
Một cửa số popup được hiện ra. Tại đây, các bạn hãy điền địa chỉ e-mail của một (hoặc nhiều người khác) khác mà bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu vào ô Enter recipient email addresses here. Nếu các bạn muốn kèm theo lời nhắn nào đó vào trong thư mời, các bạn hãy gõ lời nhắn đó vào ô Enter a message. Sau khi điền xong, các bạn hãy click vào nút Send, Sẽ có một gửi thư mời tự động được gửi đi.
Lưu ý: Quá trình tạo Shared Folder sẽ không bắt buộc là phải tạo trên một thiết bị nhất định nào đó. Sau khi một Shared Folder đã được đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu, ngay lập tức các thiết bị được mời sử dụng Shared Folder này sẽ tự động tạo một thư mục Share Folder giống y nguyên thư mục Shared Folder gốc (kể cả các dữ liệu bên trong) vào trong thư mục My Dropbox của họ! Do đó các thư mục Shared Folder sẽ hoàn toàn giống nhau trong các thiết bị mời và được mời. Tuy nhiên, sẽ có một số ưu thế cho tài khoản Dropbox mời – tài khoản mà đã tạo ra Shared Folder!
Hãy đặt bất cứ thứ gì mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ vào trong thư mục Shared Folder và mọi thứ sẽ được đồng bộ hóa với nhau trong một khoảng thời gian nhất định nào đó (sẽ phụ thuộc kích thước của tập tin hoặc thư mục mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ và tốc độ của mạng internet mà các bạn đang sử dụng – Bản chất của quá trình đồng bộ hóa/chia sẻ này được hiểu một cách dễ nhất đó chính là quá trình upload ở máy A rồi sau đó download ở máy B!)
Một số thông tin liên quan tới Shared Folder:
- Bạn không thể tạo Shared Folder trong thư mục Public được
- Bạn không thể tạo Shared Folder con trong một thư mục Shared Folder mẹ được
- Những người được mời sử dụng Shared Folder sẽ có toàn quyền quyết định tới Shared Folder đó bao gồm: xóa, thêm, đổi tên… các tập tin hoặc thư mục có trong Shared Folder đó
- Những người được mời sử dụng Shared Folder sẽ có toàn quyền được mời người khác cùng sử dụng Shared Folder đó
- Chỉ có tài khoản tạo ra Shared Folder mới có quyền trục xuất các tài khoản Dropbox đã được mời
- Nếu có 2 tài khoản cùng một lúc thay đổi các thông tin của tập tin hoặc thư mục trong Shared Folder, Dropbox sẽ lưu lại cả 2 sự thay đổi đó với 2 tập tin hoặc thực mục riêng biệt.
Ưu điểm của Dropbox
Bạn sẽ thấy Dropbox có rất nhiều ưu điểm, tôi chỉ nói vài cái trong số đó:
1. Vì là có một hay nhiều người được chia sẻ và đồng bộ files trong một Shared Folder nên luôn có nguy cơ file bị xóa, làm hỏng v.v. bạn đừng lo, Dropbox cho phép bạn phục hồi các file bị như thế trong vòng 30 ngày.
2. Lợi thế của đồng bộ hóa.
Người làm máy tính nhiều thì hiểu rõ lợi ích của đồng bồ hóa.
Tôi lấy ví dụ đơn giản đối với người không thạo IT: Ông A gửi một bài thơ, một tấm ảnh cho ông B. Mếu ông A muốn sửa bài thơ đó, bức ảnh đó thì thường là phải mail lại cho ông B. Nếu bài thơ và tấm ảnh được để trong Dropbox thì chúng "tự động" thay đổi trong máy tính của ông B sau khi ông A biên tập bài thơ hoặc chỉnh sửa ảnh!
Nhược điểm của Dropbox
Đó chính là vấn đề bảo mật. Ta không nên tin tuyệt đối bố con thằng nào cả.
Nhưng tài liệu có giá trị, những gì bí mật thì tốt nhất là không đưa lên "đám mây".
Còn ảnh ọt, tài liệu có cho cũng không ai lấy thì gửi lên Dropbox vô tư!
Nói thêm:
Bạn nào thích thú trò "Ổ cứng đi động miễn phí" này có thể tham khảo thêm dịch vụ tương tự của Microsoft (Skydrive) và của Google (Google Drive):
- Skydrive - 7GB miễn phí, thỉnh thoảng có đợt khuyến mại cho tăng lên 25
GB,
- Google Drive - 5B
- Dropbox - có thể lên đến 16MB. Nếu biết cách, có thể tăng đến 45MB.